工地行政兼公关主任

岗位介绍

负责提供有效的工地行政支持，并管理因施工活动引起的公众、利益相关者和社区关系。该职位支持工地日常运营顺畅，维护适当的记录和协调，并作为项目团队与外部利益相关者之间的主要沟通点。任职者应主动管理公众反馈、利益相关者参与以及与施工团队的后续行动。

工作内容

• 为项目经理、施工经理和项目团队提供行政和秘书支持，管理工地办公室日常运营。
• 准备和维护项目信函、信件、通知、报告、会议记录和行政档案。
• 协调会议、预约和工地安排，记录会议纪要并跟进未完成的行动事项。
• 维护项目员工、工人、分包商、访客、考勤、休假、工时表等人力记录，并与HR协调。
• 协调办公设施、用品、公用事业、清洁、交通、住宿、培训等行政需求。
• 与总部HR、财务、采购、IT和行政部门就项目需求进行联络。
• 协助项目团队准备客户、顾问和管理层会议的报告、演示和文件。
• 维护行政记录的系统归档和检索，确保人事、合同和项目信息的机密性。
• 作为项目与施工活动相关的公众查询、反馈和投诉的主要联系人。
• 与居民、企业、社区组织、邻近开发项目、当局和其他受影响利益相关者建立并保持良好关系。
• 维护最新的利益相关者数据库、参与记录和公共反馈/投诉登记册，从收到到关闭清晰跟踪。
• 识别受即将进行的工程影响的利益相关者，并在重大或干扰性施工活动前协调主动参与。
• 准备并分发拆除、打桩、挖掘、结构工程、道路或交通变更、噪音工程等活动的通告、通知和公告。
• 必要时进行利益相关者拜访、简报、会议和挨家挨户的参与。
• 及时接收、确认和记录反馈；与施工团队协调调查原因，实施纠正或缓解措施，并跟进受影响的利益相关者。
• 将严重、敏感或重复的投诉及时上报给项目经理和相关管理人员。
• 监测与噪音、振动、灰尘、交通、通道、照明和环境事项相关的社区影响，与施工、安全和环境团队合作减少干扰。
• 维护利益相关者参与、纠正措施和投诉关闭的适当记录、照片、信函和证据。
• 根据需要为项目经理、客户或当局准备定期的利益相关者参与和公共反馈报告。
• 专业地代表公司和项目，与所有利益相关者保持礼貌、清晰和透明的沟通。
• 建立、实施和维护项目有效的文件控制和归档系统。
• 管理所有进出项目文件和信函的接收、登记、分发、跟踪和归档。
• 根据项目文件控制程序，维护适当的文件编号、修订控制、状态和分发记录。
• 维护和更新主文件登记册（MDR）和其他相关登记册，以提供项目文件的准确状态。
• 控制和分发施工图、车间图、方法说明、材料提交、技术提交、RFI、检查记录、报告、会议纪要和其他项目文件。
• 确保施工团队在现场只能使用最新批准版本的图纸和文件。
• 及时撤回、替换或归档过时的图纸和文件，以防止意外使用。
• 与工程师和协调员协调，监控文件的准备、提交、审查、批准和重新提交状态。
• 监控未完成的提交和批准，及时提醒负责人员，以尽量减少对施工活动的潜在延误。
• 维护顾问和客户意见的适当记录，确保修订后的文件重新提交并跟踪至最终批准或关闭。
• 通过指定的电子文件管理系统（EDMS）、通用数据环境（CDE）或其他项目协作平台上传、下载和管理项目文件。
• 维护合同信函、信件、指示、现场备忘录、信息请求（RFI）、不符合项等的适当记录。

任职要求

• 商业管理、大众传播、公共关系、建筑、施工管理或相关学科的文凭、高级NITEC、NITEC或同等资格。
• 最好有3至5年相关经验；有新加坡建筑或施工项目经验者优先。
• 优先考虑有工地行政、利益相关者参与或建筑公关角色经验者。
• 了解施工现场操作以及与噪音、灰尘、振动、交通和通道中断相关的社区问题。
• 熟练使用Microsoft Office应用程序，包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook。