文件控制员

岗位介绍

文件控制员负责管理、控制和维护所有项目文件，确保图纸、技术提交、信函、审批、报告等记录通过批准的文控系统妥善登记、分发、跟踪和保存。需与项目经理、施工经理、工程师、顾问、分包商等紧密合作，确保施工团队及时获取最新批准的项目信息。

工作内容

• 建立、实施并维护有效的项目文件控制和归档系统。
• 管理所有进出项目文件和信函的接收、登记、分发、跟踪和归档。
• 按照项目文控程序维护文件编号、版本控制、状态和分发记录。
• 维护并更新主文件登记册（MDR）及其他相关登记册。
• 控制和分发施工图、车间图、方法说明、材料提交、技术提交、RFI、检验记录、报告、会议纪要等。
• 确保现场施工团队仅使用最新批准的图纸和文件版本。
• 及时撤回、替换或归档过时图纸和文件，防止误用。
• 与工程师和协调员协调，监控文件的编制、提交、审查、批准和重新提交状态。
• 监控未完成的提交和审批，及时提醒负责人，减少对施工的潜在延误。
• 保存顾问和客户意见记录，确保修订文件重新提交并跟踪至最终批准或关闭。
• 通过指定的电子文件管理系统（EDMS）、公共数据环境（CDE）或其他协作平台管理项目文件。
• 保存合同信函、指示、现场备忘录、RFI、不合格报告（NCR）、检验记录等重要通信记录。
• 与分包商和供应商协调，确保其提交符合格式、编号系统和提交时间表。
• 协助项目团队检索图纸、信函、审批和历史记录。
• 编制定期文件状态和未完成提交报告，供项目经理和团队审查。
• 维护电子和硬拷贝记录的归档，确保可追溯性和易检索性。
• 确保机密和受控文件仅限授权人员访问。
• 支持内部、客户、顾问和监管审计，提供所需文件和记录。
• 协调竣工图、运维手册、保修、测试和调试记录、证书等移交文件的编制和提交。
• 确保项目完成后所有最终文件正确索引、编制和归档。
• 执行项目经理或管理团队指派的其他文控和项目行政职责。

任职要求

• 商业管理、工程、建筑、施工管理、信息管理或相关领域的文凭、Higher NITEC、NITEC或同等学历。
• 最好有3至5年新加坡建筑或施工项目相关文控经验。
• 熟悉施工文件流程，包括图纸、技术提交、材料提交、方法说明、RFI、检验记录和项目信函。
• 有使用电子文件管理系统（EDMS）、公共数据环境（CDE）或类似平台经验者优先。
• 精通Microsoft Office，尤其是Word、Excel和Outlook，具备良好的计算机和数据管理技能。
• 熟悉施工图纸、文件编号、版本控制和提交程序。
• 有大型建筑、基础设施或设计施工项目经验者优先。
• 工作地点：Lorong Halus