设施与行政执行员

岗位介绍

负责支持楼宇与设施运营的日常行政和协调工作，包括预防性维护、维修、供应商、合同、设施设备与记录、办公用品、发票及改进项目。同时管理工程师的个人防护装备、安全鞋、制服和救生衣，为指定的WSH、ISO及监管活动提供行政支持，并定期维护设施绩效与成本报告。

工作内容

• 与楼宇设施主管定期检查楼宇和工作场所，记录缺陷并跟进至关闭。
• 维护楼宇系统、设施设备和公共区域的预防性维护与检查日历。
• 协调定期维护、维修、故障处理及小型设施改进项目。
• 管理设施服务台案例，记录请求、协调供应商或技术人员并跟踪完成。
• 在现场访问期间接待承包商和供应商，核实已完成的工作。
• 协调承包商文件，包括报价、风险评估、许可证、采购订单等。
• 维护楼宇图纸、设施设备、资产、许可证、检查证书等最新记录。
• 监控服务合同、许可证、证书和保修到期，提前至少60天启动续签。
• 协调办公室清洁、虫害控制、空调、消防、电气、安防等设施服务。
• 维护设施钥匙、门禁物品及其他指定公司财产记录。
• 支持设施相关的应急准备、消防演习和纠正措施跟进。
• 为设施、办公和PPE采购寻找报价并准备报价比较。
• 根据公司审批要求准备采购申请或采购订单。
• 跟进供应商的报价、交货时间表、未完成工作及支持文件。
• 在提交审批前核实发票附有批准的报价、采购订单、交货单或服务报告。
• 维护设施供应商和合同登记册，包括合同价值、到期日、续约条款等。
• 监控设施支出与批准预算的对比，突出异常或计划外支出。
• 协助楼宇设施主管评估供应商绩效，识别成本节约或服务改进机会。
• 维护设施资产、采购、处置及相关批准文件的适当记录。
• 维护安全鞋、头盔、手套、制服、救生衣等PPE的准确库存、发放和确认记录。
• 处理批准的PPE请求并安排员工领取。
• 定期进行库存检查，维持最低库存水平并及时补货。
• 按序列号和分配工程师维护救生衣登记册。
• 监控救生衣检查和服务到期日，提前一至两个月安排服务。
• 在分配单元进行服务期间，发放和跟踪临时备用救生衣。
• 在楼宇设施主管指导下，协调防坠落系统和其他安全设备的检查与服务。
• 协调年度制服订购、分发及相关记录。
• 调查并报告任何丢失、损坏或未归还的PPE或公司发放设备。
• 协调WSH委员会会议日程、会议室、邀请和文件传阅。
• 归档批准的WSH会议纪要并维护相关行动跟踪表。
• 根据报告日历支持月度KPI整理和受控文件归档。
• 维护客户评估记录和其他指定的ISO文件。
• 为内部和外部审计检索和整理设施、WSH和ISO证据。
• 与相关部门跟进指定的审计观察和纠正措施。
• 为NEA电气和电子产品供应申报汇编所需信息，供提交前审查。
• 支持合规与内部控制执行员处理指定的WSH、ISO和合规行政工作。
• 在批准预算内订购和监控办公室、茶水间、咖啡机等常用品。
• 维护供应商联系清单、设施文件、任务跟踪表和共享文件夹记录。
• 协调标识、办公固定装置、会议室设备及其他一般工作场所需求。
• 与各部门合作处理设施和行政需求。
• 必要时为其他总务行政职责提供后备支持。
• 执行楼宇设施主管或财务与行政主管指派的其他合理职责。
• 准备月度设施报告，涵盖未结和已完成案例、逾期缺陷、预防性维护完成情况等。

任职要求

• 熟练使用Microsoft Office，尤其是Excel、Word、PowerPoint和Outlook。
• 能够维护跟踪表、登记册、到期时间表、月度报告和基本记录。