办公室经理

岗位介绍

我们正在寻找一位经验丰富的办公室经理，从2026年11月1日至2027年6月中旬提供产假替班。这是一个独立、亲力亲为的职位，作为办公室的中央协调点。成功的候选人将负责确保办公室日常运作顺畅，同时为公司的董事总经理提供高水平的行政支持。

工作内容

• 监督办公室日常运营和行政工作。
• 管理办公用品、供应商、维护、快递和送货。
• 协调会议安排、客人接待和办公服务。
• 处理供应商发票并与外部服务提供商联络。
• 为董事总经理提供日历和日程安排支持。
• 协调会议、预约、邀请和后续跟进。
• 管理会议后勤，确保日历反映已确认的承诺和差旅。
• 协调国内和国际差旅，包括航班、住宿和地面安排。
• 与旅行供应商联络，协助办理签证、旅行保险和其他旅行文件。
• 在行政日历上维护准确的旅行行程。
• 协调员工入职及相关行政要求。
• 根据需要支持就业准证申请、保险和福利管理。
• 协调IT访问、设备、建筑访问和其他入职安排。
• 维护员工记录、人力资源文件和政策。
• 进行并维护公司和个人合规搜索和筛查记录。
• 通过DocuSign和湿墨签名协调公司及法律文件的签署。
• 协助LEI申请和续期。
• 为高级管理层准备并提交费用报销。
• 维护高级管理层联系人数据库并更新公司的CRM系统。
• 与IT供应商协调设备、软件访问、技术问题和系统需求。