设施与总务执行员

岗位介绍

负责办公楼与设施的日常运营、预防性维护、供应商管理、采购与成本控制，以及个人防护装备、工作安全与ISO相关行政事务。需协调维修、保养、清洁、保安等服务，确保设施正常运行并符合法规要求。

工作内容

• 与设施主管一起定期检查办公室、工作场所和建筑设施，记录缺陷并跟进至解决。
• 维护和监控建筑系统、设施设备和公共区域的预防性维护与检查计划。
• 协调计划性维护、维修、故障处理及小型设施改进项目。
• 管理设施服务台请求，记录案例，协调供应商或技术人员并跟踪完成情况。
• 协调承包商和供应商现场访问，核实已完成的工作是否令人满意。
• 管理承包商文件，包括报价单、风险评估、许可证、采购订单等。
• 维护建筑图纸、设备、资产、执照、检查证书、保修和保险的准确记录。
• 监控服务合同、执照、证书和保修的到期情况，提前至少60天启动续签。
• 协调清洁、虫害控制、空调、消防、电气、保安、门禁、自动售货机等服务。
• 维护设施钥匙、门禁卡及其他公司发放财产的记录。
• 支持设施相关的应急准备活动、消防演习和纠正措施跟进。
• 为设施、办公用品、个人防护装备等采购寻找报价并准备比价。
• 根据公司审批程序准备采购申请和采购订单。
• 与供应商联络，跟进报价、交货时间表、未完成工作及支持文件。
• 在提交审批前，核实发票附有相关批准的报价单、采购订单、交货单或服务报告。
• 维护设施供应商和合同登记册，包括合同金额、到期日、续签条款和关键联系人。
• 监控设施支出与批准预算的对比，突出异常、意外或计划外支出。
• 协助设施主管评估供应商绩效，识别成本节约和服务改进机会。
• 维护设施资产、采购、处置和审批记录的妥善文件。
• 维护安全鞋、头盔、手套、制服、救生衣等个人防护装备的库存、发放和签收记录。
• 处理批准的防护装备请求，协调收集和分发给员工。
• 定期进行库存检查，保持适当的最低库存水平，并及时安排补货。
• 维护救生衣登记册，包括序列号和分配的工程师。
• 监控救生衣检查和维修到期日，提前一至两个月安排维修。
• 在分配的救生衣维修期间，发放和跟踪临时替换救生衣。
• 在设施主管指导下，协调防坠落系统和其他安全设备的检查与维修。
• 协调年度制服采购、分发及相关文件。
• 调查并报告丢失、损坏或未归还的个人防护装备和公司发放设备。
• 协调工作安全与卫生委员会会议日程、会议室、邀请和文件传阅。
• 准备、归档和维护批准的工作安全与卫生会议记录和行动跟踪表。
• 根据既定报告时间表，支持月度KPI数据收集和受控文件归档。
• 维护客户评估记录和其他分配的ISO相关文件。
• 检索、整理和维护内部和外部审计所需的设施、工作安全与卫生及ISO文件。
• 就分配的审计发现、观察和纠正措施与相关部门跟进。
• 汇编与电气和电子产品供应相关的NEA申报所需信息，供提交前审查。
• 为合规与内部控制执行员提供分配的WSH、ISO和合规活动的行政支持。
• 确保法规解释和合规责任仍由指定的合规与内部控制团队负责。
• 在批准预算内，管理办公、茶水间、咖啡机及其他共用物品的订购和监控。
• 维护供应商联系清单、设施文件、任务跟踪表和共享文件夹记录。
• 协调标识、办公固定装置、会议室设备及其他工作场所需求。
• 与各部门紧密合作，支持设施和一般行政需求。
• 必要时为其他总务行政活动提供后备支持。
• 执行设施主管或财务与行政主管分配的其他合理职责。
• 准备并提交月度设施报告，涵盖未结和已完成案例、缺陷、维护状态、到期情况、库存、支出、供应商绩效及WSH/ISO行政行动。

任职要求

• 设施管理、工商管理、工程或相关领域的文凭或学位。