设施执行员

岗位介绍

设施与行政执行员负责支持设施和办公室运营的日常行政工作。该职位协调维护活动、供应商管理、采购、个人防护装备管理、记录保存和合规文件，同时确保工作场所安全高效。

工作内容

• 协调预防性维护、维修、保养和改进工作。
• 进行设施检查并跟进纠正措施。
• 管理设施请求并与承包商和服务提供商联络。
• 维护资产、设备、许可证、证书、保修和合同的记录。
• 监控续期日期并协调及时续期。
• 支持应急准备和工作场所安全活动。
• 获取报价并准备成本比较。
• 处理采购请求和采购订单。
• 跟进交付、服务和供应商文件。
• 根据批准的支持文件验证发票。
• 维护供应商和合同记录。
• 监控支出并支持成本控制举措。
• 维护个人防护装备、制服和安全设备的库存和发放记录。
• 协调分发、库存补充和服务时间表。
• 进行库存检查并维护准确记录。
• 调查丢失或损坏的公司发放物品。
• 协调工作场所安全与健康会议并维护相关文件。
• 支持KPI报告、文件控制和审计准备。
• 维护合规和ISO记录。
• 跟进纠正措施和监管要求。
• 管理办公室、茶水间和工作场所用品。
• 维护行政记录、跟踪表和归档系统。
• 协调办公设备、固定装置和工作场所需求。
• 为总务活动提供行政支持。
• 准备关于维护和设施活动的定期报告。
• 准备关于未决问题和纠正措施的定期报告。
• 准备关于合同和证书续期的定期报告。
• 准备关于个人防护装备库存和服务状态的定期报告。
• 准备关于设施支出和供应商绩效的定期报告。

任职要求

• GCE O-Level、NITEC、Higher NITEC、文凭或相关领域的同等资格。
• 至少3年设施、运营或行政支持经验。
• 优先考虑有维护协调、供应商管理、采购和库存控制经验。
• 熟练使用Microsoft Office应用程序。
• 熟悉ERP系统者优先。
• 了解设施管理、采购和合同协调。
• 强大的组织、沟通和解决问题的能力。
• 能够有效管理记录、截止日期和多个优先事项。
• 自我激励，注重细节。
• 能够独立工作并与多个利益相关者协调。
• 能够舒适地进行现场检查和处理运营事务。
• 致力于工作场所安全、合规和专业精神。