行政经理

岗位介绍

BHASKAR'S ARTS ACADEMY LTD 招聘行政经理，负责管理组织的行政、设施、财务协调及运营支持职能。确保办公室日常运作顺畅，维护高效行政系统，支持人力资源行政，管理设施与资产，协调内部沟通，并监控关键项目时间线。作为员工、供应商及外部利益相关者的主要联络点，确保服务有效交付及组织合规。

工作内容

• 管理办公室行政及日常运营需求。
• 监督办公室茶水间用品、消耗品及库存水平。
• 定期盘点并确保及时补充用品。
• 与供应商保持联系，确保充足库存及成本效益采购。
• 确保办公设施清洁、有序且有利于生产力。
• 管理办公设施、维护、维修、安全及基础设施需求。
• 管理所有场地空间及在空间内举办的活动。
• 与物业管理、承包商及服务提供商协调维护和改进工作。
• 确保满足工作场所健康、安全及合规要求。
• 监控办公设备、家具及设施状况，必要时安排预防性维护。
• 管理工作室预订系统及排期流程。
• 协调内部及外部用户的预订请求。
• 确保工作室空间及设施的最佳利用。
• 维护预订记录，专业高效处理排期冲突。
• 维护和更新内部日历。
• 跟踪并传达员工调动、休假安排、商务旅行及关键组织活动。
• 确保准确及时更新，以促进跨团队运营规划和协调。
• 为人力资源相关职能提供行政支持。
• 管理员工记录、入职文件及人事档案。
• 支持休假管理、员工沟通及人力资源政策实施。
• 协调培训安排、员工福利举措及相关行政需求。
• 协助确保遵守雇佣法规和组织政策。
• 监控与BAA倡议相关的行政及项目时间线。
• 跟踪审计、补助金及报告义务相关的截止日期和要求。
• 与项目利益相关者协调，确保及时提交文件和报告。
• 维护记录并提供关键财务和项目里程碑的状态更新。
• 支持预算监控和财务行政活动。
• 管理前台收费流程。
• 开具收据并维护准确的收款记录。
• 确保妥善对账和报告所收费用。
• 为访客、客户及利益相关者提供专业客户服务。
• 处理行政咨询并将请求转交适当人员。
• 维护组织库存和固定资产的准确记录。
• 监督盘点工作和资产核查流程。
• 确保设备及资源的正确资产编码、标记和标签。
• 跟踪资产分配、移动、维护和处置。
• 根据需要生成库存和资产报告。
• 管理和维护捐赠者管理系统。
• 确保捐赠者信息准确、更新且安全维护。
• 生成捐赠者报告并支持筹款行政活动。
• 协调并每月向捐赠者发送电子直邮（eDM）通讯。
• 支持捐赠者参与倡议，确保及时跟进捐赠者咨询。
• 协助活动前、中、后的现场运营，如登记、宾客处理及一般活动支持，必要时在非工作时间及周末工作。