执行助理

岗位介绍

BDO新加坡分行诚聘执行助理，为首席执行官提供高层行政支持。您将负责管理日程、协调会议、安排差旅、对接内外部利益相关方，并处理执行办公室的日常行政事务。该职位要求至少5年相关经验，具备出色的组织能力、判断力和保密意识，能在快节奏环境中独立工作并主动预见需求。

工作内容

• 管理首席执行官的日程、预约和每日安排
• 根据紧急程度和业务重要性安排会议优先级
• 主动发现并解决日程冲突
• 确保首席执行官在会前获得适当简报和准备
• 协调管理层、业务、客户及内外部会议
• 准备议程、会议材料及其他所需文件
• 记录关键行动项并维护有效的跟进系统
• 跟踪承诺和截止日期，主动提醒相关方
• 确保会议后勤、会议室、通话及材料提前就绪
• 协调国内外商务差旅，包括航班、酒店、地面交通、签证及详细行程
• 预见差旅需求，确保安排提前完成
• 及时独立处理行程变更或中断
• 围绕商务差旅协调内部团队、客户及外部利益相关方的日程
• 担任首席执行官与内外部利益相关方之间的关键协调点
• 与高级管理层、客户、监管机构、业务伙伴及同事专业联络
• 筛选、优先处理并适当转达需首席执行官关注的请求
• 起草和准备信函、演示文稿及其他通讯
• 对需立即上报的事项做出适当判断
• 维护执行办公室的高效有序运作
• 管理机密记录、信函和文件
• 准确及时处理费用报销、发票及其他行政要求
• 维护适当的归档和跟踪系统
• 协调访客、客户会议、管理层活动及高管职能
• 严格保密处理高度敏感的业务、客户、员工及管理层信息
• 在处理信息和与利益相关方互动时运用良好判断力和谨慎
• 保持适当的职业界限，始终保护机密信息
• 协助首席执行官处理特别项目和业务倡议
• 与不同职能部门协调，获取首席执行官所需的信息、报告和材料
• 为管理层会议、业务回顾、全体员工大会及其他高管活动提供行政支持
• 与其他执行助理紧密合作，必要时提供适当的后备支持
• 执行支持首席执行官办公室有效运作所需的其他合理职责

任职要求

• 至少5年相关执行助理或高级行政经验，最好支持过C-suite或高级管理层
• 有银行、金融服务或类似快节奏专业环境经验者优先
• 出色的组织和时间管理能力
• 优秀的书面和口头沟通能力
• 高度的谨慎、诚信和成熟度
• 注重细节和跟进落实
• 能独立安排优先级并管理多项竞争性需求
• 能从容应对高级高管、客户及其他高层利益相关方
• 精通Microsoft Outlook、Word、Excel、PowerPoint和Teams
• 能在优先级随时变化的快节奏环境中有效工作